أتمتة التحصيل على واتساب: كيف تقلل المتأخرات بدون ضغط على فريق الحسابات؟

جزء كبير من وقت فريق الحسابات يضيع في رسائل متكررة: تذكير عميل بمستحقاته، إرسال كشف حساب، البحث عن نسخة فاتورة، ومطابقة صورة تحويل وصلت على واتساب. هذه المهام مهمة، لكنها لا تحتاج محاسباً في كل مرة.

أين يضيع الوقت في التحصيل؟

• التذكير اليدوي: قائمة طويلة من العملاء، ورسائل تُكتب واحدة واحدة، وتذكير يتأخر أو يُنسى.
• طلبات المستندات: «أرسل لي الكشف»، «أحتاج نسخة الفاتورة»، وكل طلب يعني البحث في النظام ثم الإرسال.
• إثباتات التحويل: صور تصل على واتساب بدون رقم فاتورة، وتحتاج مطابقة وتسجيل.

ما الذي يتولاه موظف التحصيل الذكي؟

• تذكير في الوقت المناسب: قبل تاريخ الاستحقاق وبعده، بصيغة محترمة تناسب كل عميل، وبالعربي أو الإنجليزي.
• المستندات عند الطلب: كشف الحساب ونسخة الفاتورة من نظامك مباشرة، في ثوانٍ.
• استلام إثبات التحويل: يطلب من العميل البيانات الناقصة، ويجهز الدفعة لتظهر عند المحاسب للمراجعة.
• تقرير يومي: من دفع، ومن وعد بالدفع ومتى، ومن يحتاج متابعة من شخص.

يمكنك تجربة نموذج حي لهذه المهمة على الصفحة الرئيسية، يعمل على بيانات تجريبية.

ما الذي يبقى عند فريقك؟

الموظف الذكي لا يعتمد أي دفعة بنفسه. اعتماد الدفعات، والخصومات، وجدولة الأقساط، والتعامل مع العملاء المتعثرين، كلها قرارات تبقى عند فريقك. الموظف الذكي يجهز المعلومة ويرفعها لهم، وكل خطوة لها سجل واضح.

كيف تبدأ؟

1. ابدأ بالمستندات: كشف الحساب ونسخة الفاتورة هي أسهل نقطة بداية وأسرعها أثراً.
2. أضف التذكير: حدد متى يُرسل التذكير، وبأي صيغة، ومتى يتوقف ويحوّل لشخص.
3. اربط مصدر البيانات: النظام المحاسبي الذي تستخدمه، أو ملف Excel منظم في البداية.
4. قِس: عدد الطلبات التي انتهت بدون تدخل، ومتوسط أيام التحصيل قبل وبعد.

المنتج المرتبط: Hesabo: مساعد واتساب لكشوف الحساب وتأكيد المدفوعات